All-in: Vollständige Migration in die Cloud

SaaS-Dokumentenmanagement-Lösung und interne IT wandern komplett in die ProfitBricks-Cloud: Pay-per-Use, Skalierbarkeit, grafische Benutzeroberfläche und persönliche Betreuung ausschlaggebend

Die DocuWare Group mit Sitz in Germering bei München und New Windsor/New York ist weltweit einer der führenden Hersteller von Dokumentenmanagement-Software. Mehr als hunderttausend Anwender verwenden die Lösungen täglich, um die Effizienz im Betrieb zu steigern und dadurch die Herausforderungen der Märkte leichter zu meistern. DocuWare bietet seine Software in zwei Modellen an: einmal traditionell als installierte Inhouse-Lösung und zum zweiten als Software as a Service (SaaS) über das Internet...
 

Docuware
Unser Ziel war, unsere komplette interne IT-Infrastruktur ebenso wie die für unsere SaaS-Lösung weltweit in die Cloud auszulagern. Dafür sprachen eine Menge technischer und vor allem wirtschaftlicher Gründe. Mit ProfitBricks konnten wir das vergleichsweise unkompliziert umsetzen.
Jürgen Biffar, President DocuWare Group

Situation

Der Vertrieb der DocuWare-Lösungen an Unternehmen aller Branchen erfolgt ausschließlich indirekt über weltweit mehr als 1.000 Partner und ihre Mitarbeiter, die die Systeme an die Bedürfnisse der Kunden anpassen.

Im internen Betrieb stellen bei DocuWare die Mitarbeiter der IT- Abteilung darüber hinaus die Systeme und Anwendungen für weltweit mehr als 200 Mitarbeiter bereit.

Das DocuWare Management traf 2011 die strategische Entscheidung, bis auf wenige Systeme den vollständigen Betrieb der IT in die Cloud auszulagern und als Infrastructure as a Service (IaaS) zu betreiben. Auf diese Weise sollte die interne IT konsolidiert werden, um vor allem Fixkosten zu senken und den Cashflow zu erhöhen. Außerdem konnte das Softwarehaus dadurch die Investitionen in eine redundante Infrastruktur über mehrere Brandabschnitte sowie den Aufbau einer redundanten Internetverbindung, die den hohen Ansprüchen an Verfügbarkeit und Sicherheit genügen würde, einsparen.

Netzwerkinfrastruktur betrachtet das Unternehmen nicht als seine Kernkompetenz und wollte hier auch nicht in den Aufbau von Know-how investieren, sondern sich in erster Linie auf die Weiterentwicklung der eigenen Software konzentrieren.

Gegenüber dem klassischen dedizierten Hosting hat eine IaaS-Lösung den Vorteil, dass man sich hier nicht auf langfristige Hostingverträge einlassen muss, sondern jederzeit je nach Bedarf die Größe und Zusammensetzung des eigenen Rechenzentrums vergrößern oder ggf. auch verkleinern kann.

Es sollte ein virtuelles Rechenzentrum aufgebaut werden, auf dem die SaaS-Lösung DocuWare Online für alle Kunden vollständig in der Cloud läuft. Von dieser Lösung verspricht sich DocuWare zusätzliche Wachstumschancen, die über eine einfache Skalierbarkeit am besten abgedeckt werden können. Europäische Kunden sollten von einem in Europa gehosteten Rechenzentrum bedient werden, für Kunden auf dem amerikanischen Kontinent ist der Sitz des Rechenzentrums in den USA Voraussetzung. Wichtig war für DocuWare, dass derselbe Provider Rechenzentren an beiden Standorten betreibt.

Hierzu evaluierte man verschiedene Angebote. Die meisten erwiesen sich als zu kompliziert und preislich nicht attraktiv genug gegenüber klassischem IT-Outsourcing. Auch das Einrichten der virtuellen Umgebungen bedeutete einen hohen Aufwand für die Systemadministratoren, weil keinerlei grafische Tools angeboten wurden, sondern man lediglich mit Konfigurationstabellen arbeiten konnte.

Ein wirklicher Pluspunkt bei ProfitBricks ist der sehr enge Kontakt zu Support und Entwicklung. Besprechungen verlaufen dadurch überaus lösungsorientiert.
Jürgen Biffar, President DocuWare Group

Lösung

In dieser Situation stieß Jürgen Biffar, President der DocuWare Group, auf das Angebot von ProfitBricks; zu einem Zeitpunkt, als dort die Entwicklung des IaaS-Angebots noch in den Kinderschuhen steckte. Gleichwohl überzeugte ihn und seine IT-Mitarbeiter das Konzept sofort: Statt wie andere Provider virtuelle Instanzen in vorgefertigten Größen und Zusammensetzungen anzubieten, werden bei ProfitBricks IT-Ressourcen in ihre Grundelemente CPU-Cores, RAM und Storage zerlegt und bedarfsgerecht neu zusammengesetzt, was Kosten spart. Voraussetzung dafür ist der Virtualisierungsansatz auf Netzwerkebene, auch bekannt als Software Defined Networking (SDN). Die einzelnen Instanzen in einem so entstehenden virtuellen Rechenzentrum können sehr einfach mit dem grafischen Benutzertool ProfitBricks Data Center Designer konfiguriert und frei verknüpft werden.

Das technische Grundkonzept von ProfitBricks hat uns überzeugt. Bei keinem anderen Anbieter haben wir diesen Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit gesehen. Darüber hinaus ist dank der grafischen Benutzeroberfläche Data Center Designer das Handling sehr einfach.“ - Jürgen Biffar

DocuWare entschied sich angesichts dieses Konzepts dafür, die Services von ProfitBricks bereits in der Beta-Phase zu nutzen. Das vollständige Angebot des Berliner Unternehmens ist seit Mai 2012 auf dem Markt. In der Zeit davor und danach hatten die DocuWare IT-Mitarbeiter um Patrick Wild Gelegenheit, im intensiven Dialog mit dem Team bei ProfitBricks um Gründer und CEO Achim Weiß und Deputy CIO Conrad Wood die Idee mit Leben zu füllen

Ein wirklicher Pluspunkt bei ProfitBricks ist der sehr enge Kontakt zu Support und Entwicklung. Besprechungen verlaufen dadurch überaus lösungsorientiert.“ - Jürgen Biffar

Bis auf wenige Systeme in einem kleinen Serverraum wurden alle nach und nach umgezogen oder bei ProfitBricks neu installiert. Gegenwärtig laufen bei DocuWare on-premises hinter einer Firewall noch der Active Directory Server für den Login sowie der Fileserver für interne Zwecke, z. B. das Marketing. Es gibt bereits Planungen, auch diesen in die Cloud zu migrieren. Überflüssig gewordene Server wurden zwischenzeitlich abgeschaltet und mittlerweile teilweise entsorgt.

Der schnelle Umzug war aus zwei Gründen möglich: Viele Quellsysteme waren schon virtualisiert vorhanden und ProfitBricks bietet die Möglichkeit, VMware-Systeme zu importieren.

Wie geplant konnte auch das System für DocuWare Online für die Kunden aus Europa bei ProfitBricks gehostet werden. Nachdem das Rechenzentrum in den USA ebenfalls an den Start gegangen war, wurde auch eine Online-Lösung für Kunden aus USA bereitgestellt. Dabei war von besonderer Bedeutung, dass die Systeme sowohl in Europa als auch in den USA mit denselben Tools verwaltet werden können. Die für Europa entwickelte Netzwerk-Topologie ließ sich klonen und das US-Rechenzentrum konnte somit sehr rasch den Betrieb aufnehmen.

Für unterschiedliche Zwecke wurden jeweils verschiedene virtuelle Rechenzentren eingerichtet. So gibt es jeweils einen großen, vom Rest der Systeme strikt getrennten und nach außen nur durch einen Gateway-Server sichtbaren Bereich für das Hosting der SaaS-Lösung DocuWare Online. In diesem eigenen Software Defined Datacenter (SDDC) läuft die mandantenfähige Software verteilt auf mehrere virtuelle Instanzen. Ein internes DocuWare-System für die Mitarbeiter in einer höheren Beta-Variante fungiert gleichzeitig als Testumgebung vor dem Rollout neuer Features. Von den SaaS-Systemen in den beiden Rechenzentren in den USA und Europa (Deutschland) hat DocuWare jeweils Klone erstellt, die ebenfalls Test- und Weiterentwicklungszwecken dienen und je nach Bedarf ein- und ausgeschaltet werden können.

Trotz gelegentlicher technischer Herausforderungen, die es in der IT immer gibt: Wir hätten unsere Data Center mit einer derart hohen Verfügbarkeit on-premises nicht in so kurzer Zeit so professionell und kosteneffizient aufbauen können.
Jürgen Biffar, President DocuWare Group

Vorteile

DocuWare ist mit seiner flexiblen Infrastruktur in der Cloud nun bestens gerüstet für das Wachstum – nicht nur im SaaS-Geschäft. Insbesondere dort kommt es jedoch darauf an, für neue Kunden sehr schnell neue Instanzen hochziehen und – dank ProfitBricks Live Vertical Scaling – auch im laufenden Betrieb erweitern zu können. Da ProfitBricks nur dedizierte CPU-Cores vergibt, bleibt bei dieser Lösung der gefürchtete Noisy-Neighbour-Effekt aus, bei dem Rechenleistungsanfragen verschiedener SaaS-Kunden zu Performanceschwankungen führen. Damit ist für alle SaaS-Kunden die gleichbleibend hohe Performance der Infrastruktur gewährleistet, die laut einschlägiger Performance-Tests doppelt so hoch ist wie beispielsweise bei Amazon Web Services (AWS).

Der Data Center Designer macht die Verwaltung der virtuellen Rechenzentren denkbar einfach und erlaubt es auch sehr schnell, nicht benötigte Testsysteme vorübergehend still zu legen und so Kosten zu senken. Im Bedarfsfall können sie sehr rasch wieder in Betrieb gehen.

Das sehr einfache Kostenmodell von ProfitBricks, bei dem die Instanzen nach Größe gemäß den Parametern Cores, RAM und Storage sowie der ausgehende Netzwerk-Traffic nach Volumen minutengenau abgerechnet werden, sorgt für größtmögliche Kostentransparenz auch gegenüber den SaaS-Kunden. Gleichzeitig erspart sich DocuWare auf diese Weise den Kapitaleinsatz für Hardware und Fixkosten in Form von Gebühren für langfristig gemietete Systeme im klassischen Hosting.

"Trotz gelegentlicher technischer Herausforderungen, die es in der IT immer gibt: Wir hätten unsere Data Center mit einer derart hohen Verfügbarkeit on-premises nicht in so kurzer Zeit so professionell und kosteneffizient aufbauen können.“ - Jürgen Biffar

Ein ganz besonderer Vorteil ist jedoch die praktizierte Kundennähe von ProfitBricks. Schon in der Beta-Phase des Dienstes und dann bei Schwierigkeiten nach einem Release-Wechsel zeigte sich, dass der direkte Draht von Entwicklern bis hin zu persönlichen Terminen auf Management-Ebene sehr konzentriert zu pragmatischen Lösungen führt, die im anonymen Massenbetrieb so nicht zu erzielen wären. Mit zunehmender Reife des Services nach gut einem Jahr Echtbetrieb gestalten sich die Kommunikation bei gelegentlichen Problemen und die Organisation von Updates sowie die Einführung neuer Features als zunehmend auf hohem professionellem Niveau.